20 Consejos Para Aquellos Que No Saben Nada De Excel Y Quieren Aprender Lo Básico

Excel es el editor de la hoja de trabajo de Microsoft y le permite crear hojas de cálculo, gráficos y facilitar una serie de operaciones.

No es ningún secreto que el dominio del programa puede ser el diferencial para su aprobación en una vacante. de trabajo. Por lo tanto, el Ordenado recopila 20 consejos para aquellos que no saben nada de Excel y quieren aprender lo básico.

Averigüe cuáles son los principales accesos directos y fórmulas, como la creación de gráficos y aplican filtros a una hoja de cálculo. Consulte también lo simple que es organizar el contenido en un orden creciente o alfabético, ocultar datos, congelar líneas y columnas y más.

1. ¿Qué es Excel?

Qué Excel es un editor de hoja de cálculo que había lanzado su primera edición en 1985, curiosamente, para el sistema operativo del sistema Macintosh, rival de Apple. Desde entonces, recibió una serie de actualizaciones.

Su función principal, sin embargo, continúa igual. El programa se creó para ayudar en la organización de datos y facilitar los cálculos de los más simples a la más compleja.

El software le permite crear reglas que sean autoportadas en celdas predefinidas sin la necesidad de que el usuario haga. Cada operación manual.

De la información dada, también crea gráficos automáticamente, lo que facilita la visualización de datos. Para entender un poco mejor como todo esto sucede, es necesario conocer la «anatomía» de Excel.

Cada página está formada por un número de límite de 1,048,576 líneas y 16,384 columnas. Las intersecciones entre las filas y las columnas se llaman células (son 2.147.483.648 a todas).

Las filas se definen por números, mientras que las columnas, por letras. Es decir, las células de la primera línea son A1, B1, C1 y así sucesivamente. Las células en la primera columna son A1, A2, A3, etc.

Al hacer clic en una celda, su nombre se muestra arriba, junto a la barra de fórmulas. En esta barra aparecen escritas las fórmulas utilizadas en cada celda si existen. En el siguiente tema cubriremos las fórmulas básicas.

2. Fórmulas

Antes de enumerar las fórmulas principales para aquellos que desean aprender los conceptos básicos de Excel, debemos explicar con ellos trabajar.

El tutorial oficial de Excel de Microsoft explica que una función es una función. comando. Creado que recoge un valor o valores, hace que el cálculo determinado y devuelva el resultado. Las fórmulas se utilizan para aplicar estas funciones de una manera práctica. Pueden cubrir células, intervalos de celda o números.

Es importante recordar que cada fórmula comienza con el símbolo de = y luego puede variar según la función deseada. El resultado se muestra presionando la tecla ENTER.

En el ejemplo anterior, mostramos la multiplicación del valor celular B3 por que de C3. Por lo tanto, en D3 insertamos la función = (B3 * C3). Cuando presiona la tecla ENTER, obtuvimos el resultado 125 (25 veces 5).

aclarado a medida que trabajan, consulte las fórmulas principales que un principiante en Excel debe saber.

En los ejemplos de la fórmula A continuación, las letras C representan células supuestamente utilizadas en cada función:

función Fórmula suma = suma (C3: C6) resta = C2-C3 multiplicación = C2 * C3 Multiplicación de células múltiples (en este caso, todos aquellos entre C1 y C4) = multimedia (C1: C4)

DIVISIÓN

=

POWER (en este caso, el cálculo se realiza con números y no con las células. En el ejemplo, sería 5²)

= potencia (5; 2)

media aritmética

= promedio (C2: C6)

entre los números en células C2 a C6 y el número 3

= promedio (C2: C6, 3)

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¿Quieres profundizar en el tema? Echa un vistazo a más de 30 fórmulas de Excel para dominar las hojas de trabajo.

3. Agregue nuevas líneas y columnas

Muchas veces, cuando configuramos una tabla, debemos ingresar una nueva información entre los datos que ya se han agregado. Y para esto, puede ser necesario incluir una o unas pocas líneas y columnas.

Para esto, haga clic con el botón derecho en la celda en la que desea incluir la línea justo arriba o la columna de la izquierda.. En el menú que se abre, vaya a Insertar y luego opte por la línea completa o la columna completa. Confirme en OK.

Si desea insertar más filas o columnas solo en secuencia, simplemente presione la tecla F4 repetidamente, de acuerdo con la cantidad que desea.

Si desea eliminar Una línea o columna, haga clic con el botón derecho en una celda que es parte de ella. Luego, vaya a Eliminar y elija la línea completa o la columna completa.

4. Seleccione múltiples celdas (y selección en un clic)

¿Necesitas seleccionar múltiples celdas a la vez para realizar una operación? Puedes hacer esto de alguna manera. Si las células están en secuencia, haga clic en el primero, presione Mayús y luego haga clic en el último. Todas las células que están en el rango están seleccionadas.

Sin embargo, si el objetivo es usar celdas colocadas al azar, haga clic en uno de ellos. Luego presione la tecla CTRL y haga clic en todas las celdas que desea usar. Mantenga el CTRL siempre presionado, hasta que haga clic en la última celda.

¿Necesita todas las celdas de la hoja de trabajo? Haga clic en el botón en la esquina izquierda de la pantalla, indicada en la imagen de abajo.

5. Transponer datos de una fila a una columna (y viceversa)

A veces necesitamos usar los datos de una fila en una columna o de otra manera. Daría mucho trabajo si tuviéramos que copiar y pegar celda a la celda, ¿verdad? Sin embargo, existe una forma bastante simple de realizar el procedimiento.

Para esto, seleccione todas las celdas que necesita y copie (Ctrl + C). Luego, seleccione las celdas donde debe transponer esta información y haga clic con el botón derecho. En las opciones de collage que aparecen, haga clic en Transporato ().

Puede hacer el proceso con solo una fila o columna o, si lo desea, con una tabla completa.

6. Ocultar datos

¿Prefieres dejar alguna información confidencial «oculta»? Sin problemas. Para hacer esto, seleccione las celdas que necesitan ocultar información, como explicamos en el artículo 4.

, luego haga clic en el símbolo de una flecha hacia abajo, situada junto al número, indicado en la imagen de abajo. En el cuadro Abrir, en la pestaña Número, elija la categoría personalizada. En tipo, tipo;;; Y complete en OK.

Inmediatamente, los valores desaparecerán del informe, pero continuarán siendo contabilizados.

Si desea mostrarlos, seleccione las celdas y Haga clic de nuevo en el símbolo de la flecha hacia abajo. En la pestaña Número, vaya esta vez en la categoría general. Después de confirmar ok, los números se mostrarán de nuevo.

7. Inserte valores que comienzan con cero

De forma predeterminada, Excel ignora los ceros colocados a la izquierda de un número y, por lo tanto, suprime. Si desea que se mantenga cero en la celda, se debe hacer un truco simple. Solo agregue un apottrofe (‘) antes del número, como’ 002345 y se mantendrán.

8. Freeze encabezados y columnas

En casos de hojas de cálculo muy largas, puede ser interesante mantener la información del encabezado siempre visible incluso si rueda la pantalla. Para esto, está la función de congelación de células, que funciona tanto para líneas como para columnas.

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primero, vaya a la pestaña Vista de Excel y haga clic en Librezca los paneles. Luego, elija Conectar la primera línea y la primera columna (congelar los paneles), solo la primera línea o solo la primera columna.

9. Organice los contenidos en orden alfabético o en crecimiento

Organización de información de una tabla en el creciente o el orden alfabético es muy simple y puede facilitar su vida. Simplemente seleccione todos los elementos de columna y haga clic con el botón derecho en una de las celdas seleccionadas.

En la abertura del menú, coloque el puntero del mouse sobre la opción Ordenar. Haga clic en Ordenar desde el más pequeño a la más grande para poner en orden ascendente o alfabético. Si desea mostrar en la orden descendente o Z para el A, elija el tipo más grande para los más pequeños.

10. Información en la barra de estado

Si se repara bien, al seleccionar algunas celdas al mismo tiempo, los resultados de la barra se muestran en la parte inferior de la hoja de trabajo. De forma predeterminada, muestra, en una media instantánea, la media numérica, el número de células seleccionadas y la suma de estas células. Todo esto sin tener que insertar ninguna fórmula.

Si desea eliminar o incluir otra información en la barra de estado, haga clic en el botón derecho del ratón. Las opciones activadas están marcadas con una señal de verificación a su lado. Para habilitar o deshabilitar, simplemente haga clic en el elemento.

11. Cepillo de formato

El cepillo de formato es una herramienta muy útil para ahorrar tiempo y trabajo. Presente en otros programas de paquetes de la oficina, la función le permite copiar rápidamente el tipo de fuente, color, tamaño, entre otras características.

Para esto, simplemente seleccione la celda que desea copiar el patrón y haga clic en En el símbolo del cepillo disponible en la pestaña Inicio. Luego haga clic en la celda en la que desea formatear de la misma manera. Si desea aplicarse a varias celdas al mismo tiempo, simplemente arrastre el mouse sobre ellas tan pronto como haga clic en el primero.

12. Hoja de cálculo duplicada

Quién quiere replicar los datos o formatear una tabla a otra pestaña, puede hacerlo sin copiar y pegar todas las celdas. Para hacer esto, simplemente haga clic con el botón derecho en el nombre de la pestaña y, en la apertura del menú, haga clic en Mover o Copiar.

luego Marque el cuadro junto a la creación de una copia y compruebe. Si la pestaña seleccionada es el que quieras Luego confirme en OK. Se realizará una copia idéntica a la primera hoja de trabajo y se ubicará en la pestaña Siguiente.

13. Proteja la hoja de cálculo con la contraseña

¿Tiene una hoja de cálculo compartida con datos importantes y no quiere que nadie los cambie sin su conocimiento? Sepa que puede protegerlos con contraseña. Solo haga clic con el botón derecho en el nombre de la pestaña, en la parte inferior de la pantalla.

en el menú que aparece, vaya a proteger la hoja de trabajo. Luego, configure la contraseña para desbloquear la hoja de trabajo y, a continuación, elegir las acciones que terceros puedan ejecutarse en el documento. Confirmar en OK. Por lo tanto, repita la contraseña definida, y nuevamente, vaya a Aceptar.

Para desproteger la hoja de trabajo, acceda a la pestaña Revisión y luego haga clic en Hoja de trabajo de imágenes sin cine, ubicada en el menú superior. Ingrese la contraseña establecida previamente y confirme en OK.

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14. Incluir filtros

¿Quién tiene una hoja de trabajo muy extensa puede tener dificultades para encontrar información en ella insertada? Para esto, hay los filtros. Para aplicar, seleccione la celda correspondiente a la parte superior de la columna que desea filtrar. Si lo desea, puede elegir varias celdas.

En la pestaña Datos, seleccione la opción Filtro. Luego, se mostrarán las flechas en celdas. Haga clic en ellos y seleccione solo los elementos que desea mostrar en su tabla. También puede buscar nombre o valor.

15. Configure los números decimales

Es posible que cuando incluya un número decimal, que aparece con más o menos hogares después de la coma de lo que desea.

Para resolver el problema, seleccione las celdas que contienen números y haga clic en Aumento de los lugares decimales, justo por encima de los números. Esto para mostrar más números después de la coma.

Si desea reducir la cantidad de números, vaya a disminuir los lugares decimales. Haga clic en los iconos el número de veces equivalente al número de casas que desea incluir o eliminar.

16. Encuentra contenidos duplicados

¿Necesitas encontrar los contenidos duplicados de la hoja de trabajo? No se preocupe. Primero, seleccione las celdas que desea verificar. En la página de inicio, haga clic en Formato condicional.

Luego, vaya a resaltar las reglas de la celda y, en el menú que aparece, opte por los valores duplicados. En el cuadro que se abre, elija el formato que desea dar a los valores que parecen duplicados, destacándose.

puede ser, por ejemplo, relleno rojo claro y letra roja oscura. Después de configurar, confirme en OK.

17. Ajuste de filas y columnas

Puede configurar la altura de las líneas y el ancho de las columnas de patrón. Para hacer esto, seleccione las celdas que desea ajustar y, en la pestaña Inicio, vaya a Format.

Elija la altura de la línea o ancho de la columna. Luego ingrese el número correspondiente a la altura o el ancho y confirme en OK. Para tener una idea, el tamaño estándar de una columna es 8.43 y una línea es 15.

18. Imprimiendo solo el área deseada

Imprimir un archivo Excel puede no ser tan fácil como parece. Si la tabla o la tabla no se selecciona, todas las celdas pueden imprimirse, incluso a las hojas sin usar, desperdiciando y más hojas.

Para ajustar el área de impresión, seleccione las celdas a imprimir. Luego vaya a Archivo y luego imprima. En Configuración, elija imprimir selecciones y confirmar en la impresión.

19. Haz gráficos

Excel facilita ver los datos al transformar tablas en gráficos. El proceso es bastante simple y lo ordenado, lo ordenado enseña cómo hacerlo en el tutorial cómo hacer un gráfico en Excel en PC y móvil.

20. Los atajos

Diversos características de Excel se pueden realizar rápidamente a través de atajos de teclado. Echa un vistazo a algunos que puedan ayudar enormemente a los usuarios de Newbie en el programa.

atajo

acción

ctrl + shift +

Agregar el contorno a las células seleccionadas.

ctrl + 2 o ctrl + n

Aplicar o eliminar negrita Formato.

ctrl + 3 o ctrl + i

o elimina el formato en cursiva.

ctrl + 4 o ctrl + s

aplica o elimina subrayado.

ctrl + 5

aplica o elimina la pila.

CTRL + T

Selecciona la hoja de trabajo completa.

Shift + Spacebar

Selecciona la línea completa.

Ctrl + barra espaciadora

Selecciona toda la columna.

MAQUILIR + flechas

selecciona las letras dentro de las celdas.

ALT + ENTER

PULA Line dentro de una misma celda.

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